Doorgeven van namen van bevoegde functionarissen (pakketontvangers):
De zendingen met examenpakketten worden door de distributeur aan bevoegde functionarissen afgeleverd. Op de persoonlijke pagina van Examenblad.nl staan de namen van alle bevoegde functionarissen die de pakketten in ontvangst mogen nemen (pakketontvangers) vermeld. In september wordt de examensecretaris via een e-mailbericht vanuit Examenblad.nl verzocht deze namen en e-mailadressen te controleren en eventueel aan te passen.
De namen en e-mailadressen van de pakketontvangers kunnen vlak voor aflevering van de diverse zendingen met examenpakketten gewijzigd worden. Hier wordt de examensecretaris tevens via een e-mailbericht vanuit Examenblad.nl op geattendeerd. Een overzicht van de zendingen en de bijbehorende deadlines voor het wijzigen van de pakketontvangers is te vinden op de persoonlijke pagina van Examenblad.nl.
Zendingen van DUO
Uiterlijk een week voor aflevering van bovenvermelde DUO-zendingen ontvangt de examensecretaris een e-mailbericht vanuit Examenblad.nl met de specifieke afleverdag en -tijdsvenster voor de school. Voor de cse examens eerste tijdvak wordt deze e-mail voor de meivakantie verstuurd.
Tekenen voor ontvangst van DUO-zendingen
Op de dag van aflevering zijn twee pakketontvangers aanwezig voor de ontvangst van de dozen met examenpakketten. Eén functionaris moet zich kunnen legitimeren door middel van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. De functionarissen controleren in aanwezigheid van de chauffeur het aantal dozen. Dit aantal moet overeenkomen met het aantal op de afleverbon en alle dozen moeten voorzien zijn van de juiste naam- en adresgegevens van de school.
De functionaris die zich heeft gelegitimeerd tekent voor ontvangst van het juiste aantal dozen. In het geval dat het vermelde aantal op de afleverbon niet overeenkomt met het aantal afgeleverde dozen, zal dit op de afleverbon aangepast moeten worden. Vervolgens moet er aan DUO gemeld worden welke doos ontbreekt, bijvoorbeeld doos 2 van 3 van havo, of welke doos onterecht is geleverd. De examensecretaris kan dit doen door een e-mail te sturen naar examens@duo.nl. DUO zal vervolgens contact opnemen met de examensecretaris.
De dozen worden niet afgeleverd als er geen geregistreerde functionaris aanwezig is. DUO zal direct contact opnemen met de examensecretaris of de directeur. DUO kan in dat geval niet garanderen dat de pakketten op tijd worden afgeleverd!
Nadat de dozen in goede orde zijn ontvangen, controleert de examensecretaris zo spoedig mogelijk of alle bestelde opgaven zijn afgeleverd (de chauffeur is dan niet meer aanwezig). Indien examens ontbreken mailt de examensecretaris direct naar examens@duo.nl.
Alle examenopgaven moeten onmiddellijk na ontvangst op een absoluut veilige plaats op school opgeborgen en bewaard worden.