Definitie
De cijferlijst is de lijst die na het examen wordt uitgereikt en waarop onder andere zijn vermeld: de cijfers voor het schoolexamen, de cijfers voor het centraal examen en de eindcijfers, de vakken en het onderwerp of de titel van het profielwerkstuk, alsmede het cijfer voor c.q. de beoordeling van het profielwerkstuk, de beoordeling van de kunstvakken inclusief ckv en lichamelijke opvoeding, en de uitslag van het eindexamen, namelijk: geslaagd of afgewezen (zie artikel 3.40 Uitvoeringsbesluit WVO 2020 en artikel 2.58 WVO 2020).
Als een kandidaat in meer dan het voorgeschreven aantal vakken examen heeft afgelegd, worden de eindcijfers van de vakken die niet bij de bepaling van de uitslag betrokken zijn op de cijferlijst vermeld, tenzij de kandidaat expliciet heeft aangegeven dit niet te willen (zie artikel 3.40 lid 2 Uitvoeringsbesluit WVO 2020).
Leerlingen die examen doen in een extra vak bij het staatsexamen in het laatste leerjaar of aan een vavo, kunnen dit vak laten betrekken bij het vaststellen van de uitslag, zodat dit ook op de cijferlijst wordt vermeld (zie artikel 3.33 lid 4 en artikel 3.40 lid 2 Uitvoeringsbesluit WVO 2020). Het gaat hier uitsluitend om vakken die 'extra' worden gevolgd, bovenop de verplichte vakken die tezamen een eindexamen vormen.
Modellen
De Minister stelt modellen vast (zie artikel 2.58 lid 5 WVO 2020) via de Regeling modellen diploma's VO.
Voorlopige cijferlijst
Sinds het mogelijk is om in het voorexamenjaar of het jaar daaraan voorafgaand al met een centraal examen een vak af te sluiten (zie artikel 3.12, 3.36, 3.39 en 3.49 Uitvoeringsbesluit WVO 2020) wordt aan een tussentijds vertrekkende leerling een voorlopige cijferlijst uitgereikt als de leerling een of meer vakken (in het voorlaatste of direct daaraan voorafgaande leerjaar) heeft afgesloten (zie artikel 3.49 Uitvoeringsbesluit WVO 2020). Het kan gaan om de vakken met alleen een schoolexamen, maar ook om vakken met een centraal examen, als de school de leerling in de gelegenheid heeft gesteld deel te nemen aan het vervroegd centraal examen in het voorlaatste, of zelfs het daaraan voorafgaande leerjaar.
N.b. Deze voorlopige cijferlijst moet niet verward worden met het cijferoverzicht dat leerlingen ontvangen op de dag dat de uitslag bekend wordt en dat basis is voor de beslissing om al dan niet een vak te herkansen. Dit voorlopige cijferoverzicht heeft geen juridische status en kan niet worden ingezet voor het verkrijgen van vrijstellingen.
De ontvangende school moet de behaalde resultaten -die ook in BRON dienen te zijn aangeleverd en zodoende aan de inspectie gemeld zijn– overnemen.
In een wijziging van het Eindexamenbesluit VO, die van kracht is geworden per 1 januari 2018, is geregeld dat de voorlopige cijferlijst ook gebruikt kan worden voor leerlingen die na het eerste jaar gespreid examen op grond van artikel 3.56 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020, het examen willen voltooien aan een andere school of het vavo.
Er is ook de mogelijkheid dat (alleen) vso-leerlingen via symbiose als extraneus deeleindexamen kunnen afleggen aan een vmbo-school in (alleen) een of meer profielvakken of beroepsgerichte keuzevakken. Dus niet in algemene vakken! Zie artikel 3.52 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020.
Ook deze kandidaten ontvangen een voorlopige cijferlijst.
Schooleigen programma
Op de cijferlijst in de Vernieuwde Tweede Fase kan een schooleigen programma of vak op de cijferlijst worden opgenomen. Dat kan echter alleen als er toestemming van de minister is en dit schooleigen programma als vak met een individuele licentie erkend is (zie artikel 3.1 lid 1 onderdeel c, artikel 3.2 lid 1 onderdeel c en artikel 3.3 lid 1 onderdeel c van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020). Dit vak telt dan ook mee in de uitslagbepaling. Andere schooleigen programma's mogen niet vermeld worden, behalve het vak godsdienst/levensbeschouwelijke vorming bij havo/vwo aan een school voor bijzonder onderwijs (zie artikel 3.34 lid 2 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020).
Extra vak
Een bijzondere bepaling regelt de rol van een extra vak. Artikel 3.33 lid 3 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 van het Eindexamenbesluit VO bepaalt dat één of meer eindcijfers van de vakken niet bij de bepaling van de definitieve uitslag worden betrokken indien dat nodig is om de kandidaat te laten slagen. De overgebleven vakken dienen wel een eindexamen te vormen. Het vak dat niet betrokken wordt bij de uitslag, wordt wel vermeld op de cijferlijst, tenzij de leerling daar bedenkingen tegen heeft geuit (artikel 3.40 lid 2 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020).
Wanneer krijgt een kandidaat een cijferlijst?
Elke kandidaat krijgt een cijferlijst, zowel de kandidaat die geslaagd is als de kandidaat die is afgewezen voor een eindexamen (zie artikel 3.40 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020). Als een kandidaat op een dagschool niet een volledig pakket heeft afgelegd, kan geen cijferlijst worden uitgereikt. Aan een dagschool kan immers geen deeleindexamen worden afgelegd, behoudens de uitzondering voor alleen vso-leerlingen die via symbiose als extraneus een of meer profielvakken of beroepsgerichte keuzevakken afleggen aan een vmbo-school.
Kandidaten die een deeleindexamen hebben afgelegd op vavo of bij het staatsexamen ontvangen eveneens een cijferlijst (zie artikel 2.80 WVO 2020).
Wie reikt de cijferlijst uit?
De directeur van de school of instelling waar het eindexamen of het deeleindexamen is afgelegd, reikt de cijferlijst uit (zie artikel 2.58 WVO 2020) Dit geldt ook in het geval een kandidaat voor een vak centraal examen aflegt (in het derde tijdvak) ten overstaan van de commissie staatsexamens van het College voor Toetsen en Examens (CvTE). Het CvTE stelt het cijfer vast en geeft dit door aan de school, die vervolgens de uitslag van het eindexamen vaststelt.
Geldigheid
In artikel 3.63 lid 3 en artikel 4.5 lid 3 van het Uitvoeringsbesluit WVO 2020 is bepaald dat cijferlijsten en vrijstellingsbewijzen die gebruikt worden om een staatsexamendiploma of diploma aan een instelling voor vavo te verkrijgen, alleen geldig zijn indien nog geen tien jaren zijn verstreken na het jaar waarin ze zijn vastgesteld.
Wat bij verlies?
Het kan gebeuren dat een geslaagde zijn cijferlijst kwijtraakt, dat de cijferlijst en/of het diploma wordt gestolen, of beschadigd is geraakt, dat hij/zij van geslacht verandert of door andere omstandigheden niet meer de beschikking heeft over een geldige cijferlijst c.q. diploma. De scholen, vavo-instellingen en de staatsexamencommissie hebben niet de bevoegdheid duplicaten van cijferlijsten en diploma's te verstrekken (zie artikel 3.51 Uitvoeringsbesluit WVO 2020). De dagscholen en vavo-instellingen zijn wel verplicht om alle examenresultaten door te geven aan DUO in ROD (voorheen BRON). Daar worden de resultaten gearchiveerd. De kandidaat kan bij de DUO vragen om een 'verklaring afgelegd examen' (VAE). Dit geldt ook voor kandidaten/leerlingen die examen hebben afgelegd, maar niet geslaagd zijn.
Voor kandidaten die van geslacht of naam veranderen bestaat sinds 2012 de mogelijkheid om gratis een nieuw document ter vervanging van het diploma (Vervangend opleidingsdocument (VOD)) en de cijferlijst te ontvangen. Deze moeten ook bij DUO worden aangevraagd.
De examenresultaten worden opgenomen in het Diplomaregister van DUO. Het Diplomaregister is een online register dat door het ministerie van OCW beschikbaar wordt gesteld om fraude te bestrijden en als waarborg bij verlies of diefstal van het behaalde diploma of certificaat. De resultaten van het voortgezet onderwijs zijn daarin opgenomen vanaf 2006. Een uittreksel uit het Diplomaregister kan gratis worden gedownload. Iedereen kan inloggen met een DigiD. Dit document is echter alleen in digitale vorm geldig. Een uitgeprint exemplaar is niet geldig.
▪ Zoekgeraakte diploma's, certificaten of cijferlijsten
Verzilvering
Een cijferlijst kan in een aantal gevallen gebruikt worden om vrijgesteld te worden van het examen voor een of meer vakken bij het behalen van een diploma (zie artikel 3.33 lid 4 Uitvoeringsbesluit WVO 2020). Omdat de kandidaat bij het bepalen van de uitslag onvoldoendes tot op zekere hoogte mag compenseren met voldoendes (zie artikel 3.34 en artikel 3.35 Uitvoeringsbesluit WVO 2020) kan hij ook van een vrijstelling van rechtswege gebruik maken bij een cijfer 5 of 4. Dit is geregeld in artikel 3.64 en 3.65 Uitvoeringsbesluit WVO 2020.