De Septembermededeling over Ik ben examensecretaris

Hier staan de onderdelen uit de Septembermededeling 2023 die relevant zijn voor Ik ben examensecretaris. Deze selectie is gemaakt door de redactie van Examenblad.nl.
De volledige Septembermededeling voor de examens in 2023 vindt u op de pagina van de Septembermededeling.
 

1 Algemene informatie

1.3 Examenblad.nl: mailings en persoonlijke pagina’s

1.3.1 Examensecretaris

De officiële mededelingen over het examen worden via Examenblad.nl naar het e-mailadres van de examensecretaris verzonden dat geregistreerd staat op de persoonlijke pagina op Examenblad.nl.

Op de persoonlijke pagina staan ook de hieronder opgesomde gegevens (namen en e-mailadressen) geregistreerd:

  • de plaatsvervangend examensecretaris die net als de examensecretaris alle mailings ontvangt;
  • de systeembeheerder in verband met technische mededelingen via Examenblad.nl over computerexamens;
  • de Wolf-accountbeheerder;
  • de FAO-beheerder;
  • de directeur in verband met een eventueel gebruik van het noodscenario (zie paragraaf 7.8);
  • de functionarissen die de examenpakketten in ontvangst mogen nemen(zie paragraaf 7.4);
  • docenten in verband met specifieke mailings voor hun vak (zie ook paragraaf 1.3.2). We verzoeken de examensecretaris zoveel mogelijk docenten te registreren;
  • de schaduwsecretarissen en schaduwfunctionarissen directie aan wie een kopie van de mailings wordt verzonden.

1.3.2 Wijzigen gegevens persoonlijke pagina examensecretaris

De examensecretaris is de beheerder van de gegevens van zijn vestiging en kan deze zelf wijzigen, met uitzondering van zijn eigen gegevens. Deze kunnen alleen door DUO/Examendiensten worden gewijzigd. De directie moet hiervoor een wijzigingsverzoek mailen naar examens@duo.nl met daarin de oude en nieuwe situatie onder vermelding van het BRIN- en vestigingsnummer van de school en voornaam, voorletters, achternaam en e-mailadres van de examensecretaris.

De examensecretaris kan het telefoonnummer van de vestiging en, indien van toepassing, het postadres zelf wijzigen tot 1 maart 2023. Het postadres wordt vermeld op het overzicht tweede correctie op de persoonlijke pagina.

In bepaalde periodes is het niet mogelijk de gegevens van pakketontvangers of de Wolf-accountbeheerder op de persoonlijke pagina te wijzigen. Kijk voor meer informatie en de betreffende periodes bij ‘beheer examenfunctionarissen’ op uw persoonlijke pagina.

1.3.3 Opnieuw activeren functionarissen

De gegevens van de examensecretarissen en van de examens per vestiging worden jaarlijks in november geüpdatet op basis van de bij DUO opgegeven aantallen kandidaten. De aangevraagde examens worden aan de vestigingsgegevens op Examenblad.nl gekoppeld. Op dat moment worden ook alle docenten, systeembeheerders, Wolf-accountbeheerders en schaduwfunctionarissen gedeactiveerd. Vanaf dat moment ontvangen deze functionarissen dus tijdelijk geen mailings. Daarom is het van groot belang dat de examensecretaris de gedeactiveerde functionarissen inclusief docenten van zijn vestiging zo snel mogelijk controleert en heractiveert, zodat zij geen belangrijke informatie missen. Deze controle en heractivatie zijn nodig om ervoor te zorgen dat de informatie bij de juiste personen terecht blijft komen. Tot de deactivatie is het al wel mogelijk nieuwe docenten te registreren.

Mailing heractivatie

De examensecretarissen ontvangen half november via een mailing van Examenblad.nl het verzoek de functionarissen te heractiveren en een beschrijving van de werkwijze.