Vanuit MijnExamenblad verzenden we op verschillende momenten tijdens het examenjaar mailings met belangrijke mededelingen naar scholen. Dit doet de redactie in opdracht van het College voor Toetsen en Examens (CvTE), Cito en DUO. Je ontvangt deze mailings via MijnExamenblad, als je daar een account voor hebt.
Let op: MijnExamenblad is iets anders dan Mijn DUO.
Mailings
Alle mailings worden verstuurd naar de examensecretaris en de plaatsvervangend examensecretaris. Daarnaast worden de mailings, afhankelijk van het onderwerp, ook aan onderstaande functionarissen verzonden, alleen als de examensecretaris deze personen geregistreerd heeft op MijnExamenblad.
- Docenten: specifieke mailings voor hun vak
- ICT-beheerder: mailings met technische informatie en mededelingen over de digitale centrale examens en/of Facet
- Wolf-accountbeheerder: instructies en mailings over Wolf worden vanuit Cito naar de Wolf-accountbeheerder verzonden. Als er geen Wolf-accountbeheerder staat geregistreerd, wordt de examensecretaris als Wolf-accountbeheerder beschouwd
- Directeur: mailings in verband met het eventueel gebruik van het noodscenario
- Schaduwsecretarissen en schaduwfunctionarissen directie: kopie van mailings die aan examensecretarissen en/of directeuren worden verzonden
Elke mailing wordt op maat verstuurd. Dit houdt in dat je alleen informatie krijgt die voor jouw school relevant is (gebaseerd op de bestelling bij DUO).
Examensecretaris
Op MijnExamenblad van de (plaatsvervangend) examensecretaris staan onder meer de volgende gegevens geregistreerd:
- Vestigingsgegevens
- Overzicht bestelde examens (vanaf december)
- Wachtwoorden
- Naam en e-mailadres van geregistreerde functionarissen:
- plaatsvervangend examensecretaris
- ICT-beheerder
- Wolf-accountbeheerder
- directeur van de school
- pakketontvangers (functionarissen die de examenpakketten in ontvangst mogen nemen)
- docenten, gekoppeld aan hun vak
- schaduwfunctionarissen
De plaatsvervangend examensecretaris heeft dezelfde rechten als de examensecretaris.
Vestigingsgegevens
De (plaatsvervangend) examensecretaris is de beheerder van de vestigingsgegevens. De (plaatsvervangend) examensecretaris kan het telefoonnummer en het postadres van de school wijzigen. Deadlines voor het wijzigen staan vermeld in de activiteitenplanning. Het postbusadres wordt vermeld op het overzicht tweede correctie op MijnExamenblad. Als er geen postbusadres is opgegeven, wordt het leveringsadres vermeld.
Gegevens examensecretaris
De examensecretaris kan alle gegevens wijzigen met uitzondering van diens eigen gegevens. Deze kunnen alleen door het CvTE worden gewijzigd. De directeur moet hiervoor een wijzigingsverzoek mailen naar examenblad@cvte.nl met daarin de oude en nieuwe situatie onder vermelding van de instellings- en vestigingscode van de school en voornaam, voorletters, achternaam en e-mailadres van de examensecretaris.
Gegevens docenten
De (plaatsvervangend) examensecretaris kan vakdocenten aanmelden voor mailings over de examens waar zij bij betrokken zijn. De examensecretaris moet hiervoor een account aanmaken door de naam en het e-mailadres van de docent op MijnExamenblad te registreren en het juiste vak te koppelen. Zo kan gerichter informatie worden verstuurd naar docenten, namelijk per schoolsoort en vak. We roepen daarom de examensecretarissen op om via MijnExamenblad zoveel mogelijk docenten met examenklassen te registreren. Uiteraard blijft de examensecretaris de mailings zelf ook ontvangen.
Examensecretarissen kunnen het hele jaar door gegevens van docenten wijzigen en nieuwe docenten registreren. Examens die op de vestiging in een bepaald jaar voor het eerst worden afgenomen, zijn vanaf november (na verwerking van de opgegeven aantallen kandidaten bij DUO) beschikbaar bij ‘examens koppelen’ op MijnExamenblad van de examensecretaris. Vanaf dat moment kan deze ook docenten voor die examens registreren.
Gegevens overige functionarissen
Er moeten minimaal twee en maximaal vijf pakketontvangers geregistreerd staan. Dozen met examenpakketten kunnen alléén worden afgegeven aan geregistreerde pakketontvangers.
De examensecretaris heeft standaard toegang tot Wolf. Daarnaast kan de (plaatsvervangend) examensecretaris per school één Wolf-accountbeheerder registreren. De Wolf-accountbeheerder ontvangt mailings over Wolf. Het e-mailadres is tevens de gebruikersnaam waarmee de Wolf-accountbeheerder kan inloggen in de Wolf-applicatie.
In bepaalde periodes is het niet mogelijk de gegevens van pakketontvangers of de Wolf-accountbeheerder te wijzigen op MijnExamenblad. Kijk voor meer informatie en de betreffende periodes bij ‘Functionarissen beheren’ op MijnExamenblad.
Gegevens schaduwfunctionarissen
De (plaatsvervangend) examensecretaris kan ook collega’s registeren die kopiemailings moeten ontvangen. Het gaat hierbij om de volgende personen:
- Schaduwsecretaris (vwo, havo, vmbo gl/tl en/of vmbo bb/kb): deze functionaris ontvangt een kopie van elke mailing die aan de examensecretaris is verzonden.
- Schaduwfunctionaris directie: deze functionaris ontvangt een kopie van elke mailing die aan de directeur is verzonden.
Deze personen kunnen de kopiemailings alleen lezen. Zij hebben geen rechten om bijvoorbeeld bevestigingslinks in de mailings te gebruiken. In elke kopiemailing is herkenbaar aangegeven dat het een kopiemailing betreft.
Jaarlijkse controle functionarissen
Jaarlijks (in november) worden alle geregistreerde docenten, ICT-beheerders, Wolf-accountbeheerders en eventuele schaduwsecretarissen en schaduwfunctionarissen directie gedeactiveerd. De examensecretaris ontvangt dan een verzoek om de gedeactiveerde functionarissen te controleren en te heractiveren of te verwijderen. Deze controle en heractivatie zijn nodig om ervoor te zorgen dat de informatie bij de juiste personen terecht blijft komen.
Vanaf het moment dat de functionarissen gedeactiveerd zijn, ontvangen deze functionarissen dus tijdelijk geen mailings. Het is daarom van groot belang dat de examensecretaris de gedeactiveerde functionarissen van zijn vestiging zo snel mogelijk controleert en zo nodig heractiveert, zodat zij geen belangrijke informatie missen.
Het is mogelijk om meerdere docenten tegelijk te heractiveren of te verwijderen, door onder 'Functionarissen beheren' op de link 'Bewerken' te klikken en vervolgens bij de functionaris om wie het gaat op ‘Gegevens bewerken’ te klikken. Onderaan staat dan ‘Heractiveren’ of ‘Verwijderen’.